Porozumienie stron w sprawie rozwiązania umowy o pracę: co warto wiedzieć?

Porozumienie stron w sprawie rozwiązania umowy o pracę to jedna z najbardziej elastycznych form zakończenia stosunku pracy, która pozwala na polubowne zakończenie współpracy między pracownikiem a pracodawcą. Porozumienie stron w sprawie rozwiązania umowy o pracę daje możliwość ustalenia wspólnego terminu rozstania bez konieczności stosowania okresów wypowiedzenia.

Porozumienie stron w sprawie rozwiązania umowy o pracę to polubowny tryb zakończenia stosunku pracy, który wymaga zgodnej woli pracownika i pracodawcy oraz pozwala na rozwiązanie umowy w dowolnym, wspólnie ustalonym terminie bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Mimo dużej swobody, jaką daje ten tryb zakończenia zatrudnienia, istnieją konkretne konsekwencje prawne i finansowe, które przed podpisaniem dokumentu warto dobrze przeanalizować. W dalszej części opisujemy najważniejsze zasady, ryzyka i typowe sytuacje, w których to rozwiązanie bywa korzystne albo problematyczne.

Co to jest porozumienie stron w sprawie rozwiązania umowy o pracę?

Porozumienie stron w kontekście rozwiązania umowy o pracę to forma zakończenia stosunku pracy, która wymaga zgody obu stron – pracodawcy i pracownika. Podstawą prawną tego trybu jest art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. W tym trybie można wskazać praktycznie dowolny, wspólnie uzgodniony termin zakończenia współpracy, bez konieczności zachowania ustawowego okresu wypowiedzenia.

Porozumienie stron jest aktem dwustronnym, co oznacza, że obie strony muszą wyrazić zgodę na jego zawarcie. Gdy choć jedna ze stron nie zaakceptuje propozycji – do rozwiązania umowy w tym trybie nie dochodzi.

Dla celów dowodowych porozumienie najlepiej zawrzeć na piśmie. Taka forma ułatwia późniejsze wykazanie ustalonej daty zakończenia zatrudnienia i uzgodnionych warunków rozstania, np. w razie sporu przed sądem pracy.

Warunki rozwiązania umowy za porozumieniem stron

Podstawowym warunkiem zawarcia porozumienia stron jest zgodna wola pracownika i pracodawcy co do zakończenia współpracy na ustalonych zasadach. W treści porozumienia warto umieścić co najmniej:

• datę zawarcia porozumienia,
• termin zakończenia umowy o pracę,
• ustalenia dotyczące rozliczenia urlopu wypoczynkowego,
• termin i sposób zwrotu sprzętu służbowego, dokumentów i innych powierzonych rzeczy,
• ewentualne dodatkowe świadczenia, np. odprawa, premia, skrócony okres świadczenia pracy.

Od strony technicznej rozwiązanie umowy za porozumieniem stron może nastąpić na trzy sposoby:

• pracownik i pracodawca podpisują wspólny dokument – porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę,
• pracownik składa ofertę rozwiązania umowy o pracę w tym trybie, a pracodawca ją przyjmuje,
• pracodawca składa ofertę rozwiązania umowy o pracę, a pracownik ją przyjmuje.

W prawie pracy nie ma wymogu formy pisemnej dla ważności porozumienia. Ustne uzgodnienie co do rozwiązania umowy także powoduje ustanie stosunku pracy, ale w razie sporu jest znacznie trudniejsze do udowodnienia. Z tego powodu w praktyce dominuje forma pisemna.

Istotna jest także zasada dotycząca daty zakończenia zatrudnienia. Jeżeli strony w porozumieniu nie wskażą konkretnej daty rozwiązania stosunku pracy, umowa rozwiązuje się w dniu zawarcia porozumienia. Gdy więc strony chcą, aby współpraca trwała jeszcze pewien czas, muszą wyraźnie oznaczyć przyszłą datę rozwiązania umowy.

Porozumienie stron można zastosować w odniesieniu do każdej umowy o pracę – na okres próbny, czas określony i czas nieokreślony – i to na każdym etapie zatrudnienia. Z tej przyczyny jest to jedna z najczęściej wybieranych form zakończenia stosunku pracy, gdy obie strony są zainteresowane szybkim i spokojnym rozstaniem.

Porozumienie stron a ciąża pracownicy

Ochrona trwałości stosunku pracy w ciąży została uregulowana w art. 177 Kodeksu pracy. Chroni on pracownicę przede wszystkim przed jednostronnymi działaniami pracodawcy, takimi jak wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy to sama pracownica zgadza się na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, a dopiero po podpisaniu dokumentu dowiaduje się, że była w ciąży. Czy w takiej sytuacji musi zaakceptować rozwiązanie umowy?

Nie – w określonych warunkach może uchylić się od skutków prawnych swojego oświadczenia woli, powołując się na błąd. Wynika to z art. 84 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy, który pozwala stosować przepisy prawa cywilnego do stosunku pracy, gdy Kodeks pracy nie reguluje danej kwestii.

Aby skutecznie powołać się na błąd, muszą być spełnione m.in. następujące warunki:

• błąd dotyczy istotnej okoliczności – w tym wypadku faktu ciąży, która daje wysoki poziom ochrony trwałości stosunku pracy,
• pracownica w chwili składania oświadczenia nie wiedziała o ciąży,
• gdyby znała swój stan, rozsądnie działając, nie zgodziłaby się na rozwiązanie umowy,
• złoży oświadczenie o uchyleniu się od skutków prawnych w przewidzianym terminie – co do zasady w ciągu roku od wykrycia błędu.

Oświadczenie o uchyleniu się od skutków prawnych porozumienia powinno mieć formę pisemną, być skierowane do pracodawcy i jasno wskazywać, że pracownica składała podpis, pozostając w błędzie co do ciąży. W razie sporu prawidłowość takiego oświadczenia ocenia sąd pracy, który uwzględnia wszystkie okoliczności sprawy, w tym moment uzyskania informacji o ciąży i przebieg rozmów z pracodawcą.

Jakie są zalety rozwiązania umowy za porozumieniem stron?

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron przynosi wiele korzyści obu stronom stosunku pracy. Dla pracownika to przede wszystkim:

• możliwość zakończenia współpracy w dogodnym terminie, dopasowanym np. do daty rozpoczęcia nowej pracy,
• brak obowiązku wskazywania przyczyny odejścia,
• szansa na wynegocjowanie dodatkowych świadczeń, np. premii, odprawy czy skrócenia okresu faktycznego świadczenia pracy,
• często spokojniejsze rozstanie i mniejsze ryzyko konfliktu z pracodawcą.

Dla pracodawcy porozumienie stron oznacza z kolei:

• brak obowiązku przeprowadzania konsultacji związkowej,
• brak konieczności wskazywania przyczyny zakończenia umowy,
• możliwość uzgodnienia takiej daty rozwiązania umowy, która ułatwi przekazanie obowiązków i organizację pracy w zespole,
• mniejsze ryzyko sporu sądowego dotyczącego zasadności wypowiedzenia.

Porozumienie stron pozwala też doprecyzować wzajemne rozliczenia – można w nim jasno wskazać, jak zostanie rozliczony niewykorzystany urlop wypoczynkowy, kiedy nastąpi zwrot sprzętu i w jakim terminie nastąpi wypłata wszystkich należności.

Jakie są wady rozwiązania umowy za porozumieniem stron?

Mimo wielu plusów, ten sposób rozstania niesie też pewne ryzyka, zwłaszcza dla pracownika. Zgoda na porozumienie stron oznacza, że rezygnuje on z ochrony związanej z wypowiedzeniem, w tym z możliwości podważania w sądzie zasadności przyczyny wypowiedzenia wskazanej przez pracodawcę.

Po podpisaniu porozumienia nie można po prostu „zmienić zdania” i cofnąć swojej zgody. Wycofanie się z porozumienia jest możliwe tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy wystąpiły wady oświadczenia woli (błąd, podstęp, groźba) i pracownik zdecyduje się zaskarżyć porozumienie przed sądem pracy. Samo późniejsze niezadowolenie z ustalonych warunków nie stanowi podstawy do unieważnienia dokumentu.

Wiele osób nie bierze też pod uwagę wpływu tej formy rozwiązania umowy na prawo do zasiłku dla bezrobotnych. W standardowej sytuacji porozumienie stron skutkuje wydłużeniem okresu oczekiwania na zasiłek, co może znacząco pogorszyć sytuację finansową po utracie pracy.

Przed podpisaniem porozumienia warto więc spokojnie przeanalizować jego treść, nie działać pod presją czasu i w razie wątpliwości skonsultować projekt dokumentu z prawnikiem lub doradcą kadrowym.

Kiedy można rozwiązać umowę za porozumieniem stron?

Umowę o pracę za porozumieniem stron można rozwiązać w dowolnym momencie trwania stosunku pracy, bez względu na:

• rodzaj umowy (okres próbny, czas określony, czas nieokreślony),
• staż pracy u danego pracodawcy,
• trwanie okresu wypowiedzenia (porozumienie można zawrzeć również w jego trakcie).

Oferta zawarcia porozumienia może wyjść od pracownika albo od pracodawcy. Do skutecznego zakończenia umowy nie wystarczy samo złożenie propozycji – potrzebna jest wyraźna akceptacja drugiej strony.

Porozumienie stron może być zawarte także w tzw. okresie ochronnym, np. podczas usprawiedliwionej nieobecności z powodu choroby czy urlopu wypoczynkowego. Przepisy nie zakazują bowiem rozwiązania umowy w tym trybie, o ile pracownik rzeczywiście chce zakończyć zatrudnienie i jego zgoda nie jest wymuszona.

Przykłady sytuacji, kiedy warto rozważyć porozumienie stron

Porozumienie stron bywa szczególnie przydatne, gdy:

• obie strony dążą do szybkiego zakończenia współpracy,
• pracownik ma już nową ofertę pracy z konkretną datą rozpoczęcia,
• pracodawca planuje reorganizację lub redukcję zatrudnienia i chce ograniczyć konflikty,
• strony chcą uniknąć napięć związanych z okresem wypowiedzenia,
• pracownik i pracodawca chcą doprecyzować warunki rozstania w sposób bardziej elastyczny niż przy jednostronnym wypowiedzeniu.

W wielu firmach porozumienie stron jest też elementem większych programów odejść dobrowolnych, w ramach których pracownicy mogą liczyć na określone pakiety świadczeń w zamian za zgodę na rozwiązanie umowy.

Brak zgody na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

Nie każda propozycja rozwiązania umowy za porozumieniem stron kończy się jej przyjęciem. Milczenie lub brak odpowiedzi drugiej strony oznacza brak zgody na porozumienie. Samo złożenie pisma nie powoduje więc automatycznie rozwiązania stosunku pracy.

Gdy z inicjatywą wychodzi pracownik, pracodawca może:

• wyrazić zgodę – co prowadzi do rozwiązania umowy w ustalonym terminie,
• odmówić zgody – najlepiej w formie pisemnej,
• pozostawić pismo bez odpowiedzi – wtedy również nie dochodzi do rozwiązania umowy w trybie porozumienia stron.

W praktyce często stosuje się rozwiązanie, w którym pracownik w swoim piśmie umieszcza klauzulę warunkową. Może ona brzmieć np. tak: w razie braku zgody pracodawcy na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w proponowanym terminie, pismo należy traktować jako wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Taki zapis powoduje, że:

• jeśli pracodawca zaakceptuje porozumienie – umowa rozwiązuje się w dacie wskazanej w porozumieniu,
• jeśli pracodawca nie wyrazi zgody lub nie odpowie – pismo działa jak jednostronne wypowiedzenie z zachowaniem właściwego okresu wypowiedzenia.

Gdy w piśmie brak takiej klauzuli, a pracodawca nie zgadza się na porozumienie, pracownik nadal pozostaje zatrudniony na dotychczasowych zasadach. Aby odejść z pracy, musi złożyć odrębne wypowiedzenie albo zawrzeć inne porozumienie z pracodawcą.

Porozumienie stron a prawo do zasiłku dla bezrobotnych

Sposób zakończenia stosunku pracy ma duże znaczenie dla terminu nabycia prawa do zasiłku dla bezrobotnych. W przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron ogólna zasada przewiduje mniej korzystne traktowanie niż przy typowym wypowiedzeniu przez pracodawcę.

Co do zasady, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana na mocy porozumienia stron z inicjatywy lub z udziałem pracownika, zasiłek dla bezrobotnych przysługuje dopiero po 90 dniach od dnia rejestracji w urzędzie pracy. Okres ten skraca w praktyce czas pobierania świadczenia, bo maksymalny łączny czas jego otrzymywania się nie wydłuża.

Istnieje jednak istotny wyjątek. Jeżeli porozumienie stron nastąpiło z przyczyn dotyczących pracodawcy, standardowe opóźnienie w przyznaniu zasiłku nie znajduje zastosowania. Chodzi w szczególności o sytuacje, gdy:

• likwidowane jest stanowisko pracy,
• pracodawca ogłasza upadłość lub likwidację,
• dochodzi do zwolnień grupowych,
• zawierane są porozumienia będące częścią programu restrukturyzacji, w którym to pracodawca ogranicza zatrudnienie.

W takich przypadkach urząd pracy traktuje rozwiązanie umowy podobnie jak wypowiedzenie z przyczyn niedotyczących pracownika i zasiłek może być wypłacany bez 90-dniowej karencji. Dlatego przy podpisywaniu porozumienia warto zadbać o to, aby w treści dokumentu jasno wskazać, że przyczyną zakończenia umowy są okoliczności leżące po stronie pracodawcy.

Jakie są obowiązki pracodawcy po zawarciu porozumienia stron?

Po podpisaniu porozumienia pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy w dniu, w którym dochodzi do rozwiązania umowy. Dokument ten jest potrzebny pracownikowi zarówno przy kolejnych zatrudnieniach, jak i przy rejestracji w urzędzie pracy czy ustalaniu uprawnień emerytalnych.

Pracodawca powinien także terminowo rozliczyć wobec pracownika wszystkie należności wynikające z zakończenia stosunku pracy, w szczególności:

• wynagrodzenie za pracę do dnia rozwiązania umowy,
• ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, jeśli nie został udzielony w naturze,
• inne świadczenia przewidziane umową o pracę, regulaminem wynagradzania lub zawartym porozumieniem (np. odprawa, premie, nagrody).

Należy także zadbać o formalne przekazanie i rozliczenie powierzonego sprzętu – komputerów, telefonów, kart dostępu czy samochodu służbowego – oraz o zamknięcie dostępu do systemów informatycznych z dniem zakończenia zatrudnienia. Dzięki temu rozstanie przebiega w sposób uporządkowany i bez dalszych sporów o majątek pracodawcy.