Jakie dane do umowy o pracę? Przewodnik dla pracodawców

Umowa o pracę to podstawowy dokument regulujący stosunek pracy między pracodawcą a pracownikiem, dlatego jej poprawne sporządzenie jest niezwykle istotne. Pracodawcy, przygotowując umowę o pracę, muszą pamiętać o wielu aspektach formalnych oraz prawnych, aby zapewnić jej zgodność z przepisami Kodeksu pracy. W artykule omówimy, jakie dane do umowy o prace są wymagane przez prawo, jakie informacje powinny się w niej znaleźć oraz jakie obowiązki informacyjne ciążą na pracodawcy przy zatrudnianiu pracownika.

Do sporządzenia umowy o pracę pracodawca potrzebuje podstawowych danych kandydata (imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe) oraz dodatkowych danych pracownika podawanych przy zatrudnieniu, takich jak adres zamieszkania, numer PESEL oraz numer konta bankowego.

Jakie dane do umowy o pracę są wymagane przez prawo?

Przygotowując umowę o pracę, pracodawca musi rozróżnić dane, których może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, od danych, które może pozyskać dopiero od już zatrudnionego pracownika. Ten podział wynika wprost z Kodeksu pracy i przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Dane wymagane od kandydata w procesie rekrutacji

Na etapie rekrutacji pracodawca może żądać wyłącznie danych osobowych, które są niezbędne do oceny przydatności kandydata do pracy. Są to w szczególności:

• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata (np. numer telefonu, adres e‑mail),
• informacje o wykształceniu – jeżeli są konieczne dla danego stanowiska,
• kwalifikacje zawodowe – np. uprawnienia, certyfikaty, licencje,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia, w zakresie potrzebnym do oceny doświadczenia.

Na tym etapie pracodawca nie może żądać pełnego adresu zamieszkania. Może natomiast poprosić o dane kontaktowe, jeśli potrzebne jest np. zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną lub przekazanie informacji o wynikach rekrutacji.

Dane wymagane od pracownika przy podpisaniu umowy

W momencie zawarcia umowy o pracę osoba ubiegająca się o zatrudnienie staje się pracownikiem, a zakres danych, których może żądać pracodawca, ulega rozszerzeniu. Pracodawca ma prawo poprosić m.in. o:

• adres zamieszkania – potrzebny np. do zgłoszenia do ZUS czy wysyłki korespondencji związanej ze stosunkiem pracy,
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość (dowód osobisty, paszport lub mDowód w aplikacji mObywatel),
• informacje o wykształceniu i przebiegu zatrudnienia – jeśli nie były zbierane na etapie rekrutacji,
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złoży pisemnego wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• dane dzieci lub innych członków najbliższej rodziny – tylko gdy są potrzebne do korzystania ze szczególnych uprawnień (np. urlop rodzicielski, dni na opiekę nad dzieckiem).

Informacje o osobie do kontaktu na wypadek nagłych zdarzeń mogą być pozyskiwane wyłącznie dobrowolnie – nie są to dane obowiązkowe do zawarcia umowy o pracę.

Dane wrażliwe a RODO

Dane ujawniające prywatną sferę życia pracownika podlegają szczególnej ochronie. Pracodawca nie ma prawa żądać od kandydata ani pracownika informacji dotyczących:

• orientacji seksualnej,
• wyznania lub przekonań religijnych,
• stanu zdrowia (poza orzeczeniem lekarskim z badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych),
• stanu cywilnego,
• planowania rodziny,
• poglądów politycznych czy przynależności związkowej.

Takie dane mogą zostać przekazane wyłącznie z inicjatywy kandydata lub pracownika, a ich brak nie może powodować żadnych negatywnych konsekwencji, w tym odmowy zatrudnienia czy gorszego traktowania. Zgoda na przetwarzanie danych wrażliwych nie może być też wymuszana jako warunek zawarcia umowy.

Jakich dokumentów może żądać pracodawca?

Oprócz danych osobowych pracodawca może poprosić kandydata lub pracownika o dokumenty potwierdzające prawdziwość podanych informacji. Najczęściej są to:

• świadectwa ukończenia szkół, kursów i szkoleń,
• świadectwa pracy od poprzednich pracodawców,
• uprawnienia zawodowe (np. prawo jazdy odpowiedniej kategorii, uprawnienia energetyczne, SEP).

Żądanie zaświadczenia o niekaralności jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy wprost przewiduje to ustawa regulująca dany rodzaj działalności (np. niektóre stanowiska w sektorze finansowym). Samo uznaniowe wymaganie takiego dokumentu „bo stanowisko jest odpowiedzialne” nie spełnia wymogów prawa.

Szkolenie BHP i badania lekarskie

Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków pracodawca musi spełnić dwa istotne wymogi. Po pierwsze, nowo zatrudniona osoba powinna przejść wstępne szkolenie BHP, obejmujące instruktaż ogólny i stanowiskowy. Szkolenie odbywa się w godzinach pracy i w całości finansuje je pracodawca.

Po drugie, konieczne jest wykonanie badań lekarskich potwierdzających brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Również w tym przypadku koszt ponosi pracodawca. Brak aktualnego orzeczenia lekarskiego oznacza, że pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy, nawet jeśli umowa została już podpisana.

Jakie informacje muszą znaleźć się w umowie o pracę?

Umowa o pracę powinna w przejrzysty sposób określać warunki zatrudnienia. Muszą się w niej znaleźć przede wszystkim dane obu stron – pracodawcy i pracownika – oraz wszystkie elementy wymagane przez Kodeks pracy. W umowie należy wskazać:

• rodzaj umowy (na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony),
• datę zawarcia umowy i dzień rozpoczęcia pracy,
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy,
• rodzaj pracy (stanowisko, funkcja, zakres zadań),
• wynagrodzenie za pracę wraz ze wskazaniem jego składników,
• wymiar czasu pracy (np. pełny etat, 1/2 etatu),
• inne uzgodnione warunki zatrudnienia, jeżeli są istotne dla stron.

Umowa o pracę musi zostać zawarta na piśmie. Jeżeli strony uzgodnią warunki tylko ustnie, pracodawca ma obowiązek najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków. Brak takiego potwierdzenia jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

Rodzaj pracy

Określenie rodzaju pracy należy do najważniejszych postanowień każdej umowy o pracę. Powinno możliwie jasno wskazywać, jakiego rodzaju zadania będą wykonywane przez pracownika – czy będzie to konkretne stanowisko, funkcja, czy szerszy zakres obowiązków. Zbyt ogólne lub nieprecyzyjne sformułowania utrudniają później ocenę, czy pracownik wykonuje to, do czego się zobowiązał, i mogą prowadzić do sporów.

Jeśli przewidziane są premie, dodatki funkcyjne, prowizje lub inne świadczenia, warto wskazać je w umowie albo wprost odwołać się do regulaminu wynagradzania, gdzie opisano zasady ich przyznawania.

Miejsce i wymiar czasu pracy

Umowa powinna jasno wskazywać miejsce wykonywania pracy. Może to być siedziba firmy, oddział, określony obszar (np. kilka województw), a w niektórych przypadkach informacja, że pracownik sam określa miejsce wykonywania pracy (np. przy pracy zdalnej). Precyzyjne wskazanie miejsca pracy ma znaczenie m.in. dla rozliczania delegacji czy organizacji czasu pracy.

Wymiar czasu pracy określa się poprzez wskazanie etatu (np. pełny, 3/4, 1/2) albo przez opis godzin pracy i systemu czasu pracy. Przy pełnym etacie standardowa norma wynosi 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, z zachowaniem limitu przeciętnie 48 godzin tygodniowo łącznie z godzinami nadliczbowymi w okresie rozliczeniowym.

Rodzaje umów o pracę i limity zatrudnienia

Kodeks pracy wyróżnia trzy podstawowe rodzaje umów o pracę: na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony. Wybór rodzaju umowy przekłada się na długość zatrudnienia, zasady jego przedłużania oraz stabilność pracy.

Umowa na okres próbny służy sprawdzeniu kwalifikacji pracownika i możliwości wykonywania określonej pracy. Co do zasady zawiera się ją tylko raz przed zawarciem kolejnej umowy. Czas trwania okresu próbnego jest obecnie powiązany z planowaną długością późniejszej umowy na czas określony:

• do 1 miesiąca – gdy pracodawca zamierza zawrzeć umowę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy,
• do 2 miesięcy – gdy planowana jest umowa na czas określony od 6 do 12 miesięcy,
• do 3 miesięcy w pozostałych przypadkach, przy dłuższym planowanym zatrudnieniu.

Strony mogą umówić się na nieznaczne wydłużenie tych okresów – maksymalnie o 1 miesiąc – jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy, np. dłuższym przyuczeniem do złożonych obowiązków.

Przy umowach na czas określony obowiązują istotne limity. Łączny okres zatrudnienia na podstawie takich umów między tym samym pracodawcą a pracownikiem nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba umów na czas określony nie może być większa niż trzy. Zawarcie czwartej umowy albo przekroczenie łącznego limitu czasu oznacza, że stosunek pracy przekształca się w umowę na czas nieokreślony.

Obowiązki informacyjne pracodawcy przy zatrudnieniu

Zawarcie umowy o pracę to dopiero początek obowiązków pracodawcy. Po dopuszczeniu pracownika do pracy musi on przekazać mu szereg informacji o warunkach zatrudnienia i organizacji pracy. Informacje te można przekazać na papierze lub elektronicznie, o ile pracownik ma do nich stały dostęp i możliwość ich zapisania.

Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi te informacje nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Należą do nich w szczególności dane o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych i sposobach jej rekompensaty,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach przemieszczania się między tymi miejscami,
• innych niż ujęte w umowie składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu lub zasadach jego ustalania, jeśli dokładne wyliczenie nie jest jeszcze możliwe,
• zasadach rozwiązywania stosunku pracy, w tym o długości okresów wypowiedzenia i terminie odwołania do sądu pracy,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, oraz ogólnych zasadach polityki szkoleniowej,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty,
• w przypadku braku regulaminu pracy – porze nocnej, terminie, miejscu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia oraz sposobie potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.

W terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca musi przekazać również informacje o instytucji zabezpieczenia społecznego, do której przekazywane są składki (np. ZUS), oraz o zakresie ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, która przysługuje pracownikowi z tytułu zatrudnienia.

Informacje dodatkowe

Pracodawca ma też obowiązek poinformować pracownika o zasadach równego traktowania w zatrudnieniu, zakazie dyskryminacji oraz o sposobie przetwarzania danych osobowych w zakładzie pracy. Może to zrobić poprzez regulamin pracy, odrębne zarządzenia, wiadomości e‑mail lub komunikaty udostępnione w miejscu pracy.

Przejrzysta polityka ochrony danych osobowych – zgodna z przepisami RODO – powinna wyjaśniać, jakie informacje są zbierane, w jakim celu, jak długo są przechowywane oraz jakie prawa przysługują pracownikowi, w tym prawo dostępu do danych i ich aktualizacji.

Jakie błędy najczęściej popełniamy przy sporządzaniu umowy o pracę?

Sporządzanie umowy o pracę wymaga dużej staranności. Do częstych błędów należy pomijanie istotnych postanowień, takich jak dokładne określenie wynagrodzenia czy wymiaru czasu pracy. Zdarza się też, że rodzaj pracy opisany jest zbyt ogólnie, co utrudnia później rozstrzyganie sporów dotyczących zakresu obowiązków.

Innym problemem jest nieprawidłowe gromadzenie danych do umowy o prace – np. żądanie zbyt szerokiego zakresu informacji od kandydata na etapie rekrutacji albo pozyskiwanie danych wrażliwych bez podstawy prawnej. Takie działania mogą prowadzić do naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych.

Zgodność z przepisami

Naruszenia Kodeksu pracy przy zawieraniu umów mogą skutkować kontrolą i sankcjami. Przykładem jest powtarzające zawieranie kilku umów na okres próbny lub przekraczanie dopuszczalnych limitów umów na czas określony. Ryzykowna jest także praktyka braku pisemnego potwierdzania warunków zatrudnienia przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Ważne jest, aby pracodawca w ustawowych terminach przekazał pracownikowi wszystkie wymagane informacje o warunkach zatrudnienia oraz zadbał o właściwy zakres i bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych. Dzięki temu umowa o pracę będzie nie tylko zgodna z prawem, ale też przejrzysta dla obu stron.