Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę? Praktyczny przewodnik

Wypowiedzenie umowy o pracę trzeba przygotować starannie – od poprawnej formy pisma zależy, czy rozwiązanie umowy będzie ważne i skuteczne. Poniżej znajdziesz prostą instrukcję krok po kroku, a potem wyjaśnienia prawne dotyczące okresu wypowiedzenia, uprawnień pracownika i przykładowego pisma także po angielsku.

Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę krok po kroku

• w prawym górnym rogu wpisz miejscowość i datę,
• poniżej po lewej stronie podaj swoje dane, a po prawej – dane pracodawcy,
• na środku strony umieść nagłówek „Wypowiedzenie umowy o pracę”,
• w treści napisz jasne oświadczenie o wypowiedzeniu konkretnej umowy,
• na końcu dodaj zwrot grzecznościowy i własnoręczny podpis.

Dokument powinien mieć formę pisemną. Wynika to z art. 30 § 3 Kodeksu pracy – wypowiedzenie złożone inaczej (np. ustnie czy SMS-em) może zostać uznane za złożone, ale nastąpi z naruszeniem przepisów i zwiększa ryzyko sporu przed sądem pracy.

Wypowiedzenie najlepiej przygotować na jednej stronie A4. W praktyce dobrze sprawdza się taki układ:

W prawym górnym rogu wpisz miejscowość i datę sporządzenia wypowiedzenia. Po lewej stronie, wyżej, umieść swoje dane (imię i nazwisko, adres korespondencyjny, ewentualnie telefon i e-mail). Po prawej stronie, nieco niżej, wpisz pełną nazwę pracodawcy oraz adres siedziby – najlepiej przepisać je dokładnie z umowy o pracę.

Następnie, na środku, umieść nagłówek: „Wypowiedzenie umowy o pracę”. Poniżej przejdź do treści, np.: „Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia … pomiędzy … a …”. Możesz dopisać informację o okresie wypowiedzenia i przewidywanej dacie rozwiązania umowy, choć nie jest to obowiązkowe, jeśli i tak wynika to z przepisów.

Pod treścią, po prawej stronie, wstaw zwrot grzecznościowy typu „Z poważaniem” i złóż własnoręczny podpis. Warto zostawić też miejsce dla pracodawcy na potwierdzenie odbioru (data, podpis osoby przyjmującej dokument).

Dla bezpieczeństwa przygotuj dwa jednobrzmiące egzemplarze wypowiedzenia. Jeden przekaż pracodawcy, drugi zatrzymaj – z podpisem osoby, która odebrała pismo i z datą doręczenia. Gdy wysyłasz wypowiedzenie pocztą, skorzystaj z listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, aby mieć dowód, kiedy pracodawca mógł zapoznać się z treścią pisma.

Wypowiedzenie umowy o pracę staje się prawnie skuteczne dopiero w momencie, gdy dotrze do pracodawcy w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią.

Co powinno zawierać wypowiedzenie umowy o pracę?

Przygotowanie wypowiedzenia umowy o pracę wymaga uwzględnienia kilku istotnych elementów. Każdy z nich ma znaczenie prawne i wpływa na to, czy wypowiedzenie wywoła zamierzony skutek. Po pierwsze, trzeba dokładnie wskazać strony umowy, czyli dane osobowe pracownika i pracodawcy. Dokument powinien zawierać także datę i miejscowość sporządzenia.

Najważniejszym elementem jest oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy. Trzeba jasno wskazać, że umowa jest wypowiadana, wskazać, jaką umowę wypowiadasz (np. na czas nieokreślony, na czas określony, na okres próbny) oraz – jeśli to możliwe – datę, z którą stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia.

W przypadku wypowiedzenia składanego przez pracodawcę przy umowie na czas nieokreślony konieczne jest podanie konkretnej przyczyny rozwiązania umowy. Uzasadnienie powinno być prawdziwe, rzeczywiste i na tyle precyzyjne, aby pracownik mógł zrozumieć, dlaczego traci pracę oraz ewentualnie ocenić zasadność odwołania do sądu pracy.

Pracownik – w przeciwieństwie do pracodawcy – nie ma obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia, niezależnie od tego, czy rozwiązuje umowę na czas określony, nieokreślony czy na okres próbny. Możesz napisać samo krótkie oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, bez tłumaczenia powodów odejścia.

Pracodawca powinien w wypowiedzeniu umowy o pracę zamieścić pouczenie o prawie pracownika do odwołania się do sądu pracy w ciągu 21 dni od otrzymania oświadczenia.

Na końcu dokumentu muszą znaleźć się podpis osoby składającej wypowiedzenie oraz, jeśli to możliwe, podpis strony przyjmującej z datą odbioru. To znacznie ułatwia późniejsze wykazanie, kiedy rozpoczął się bieg okresu wypowiedzenia.

Jaki okres wypowiedzenia obowiązuje?

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zależy od rodzaju umowy oraz długości zatrudnienia u danego pracodawcy. Dla umów na czas określony i nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi:

• 2 tygodnie – dla pracowników zatrudnionych krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – dla pracowników zatrudnionych co najmniej 6 miesięcy, ale krócej niż 3 lata,
• 3 miesiące – dla pracowników zatrudnionych co najmniej 3 lata.

Dla umów na okres próbny okres wypowiedzenia jest krótszy i wynosi:

• 3 dni robocze – jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
• 1 tydzień – jeśli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie, ale krótszy niż 3 miesiące,
• 2 tygodnie – jeśli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Jak liczyć okres wypowiedzenia?

Zasady biegu okresu wypowiedzenia zależą od tego, czy jest on liczony w dniach, tygodniach czy miesiącach. W przypadku okresów wyrażonych w miesiącach, okres wypowiedzenia zaczyna się pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doręczono wypowiedzenie. Przykład: jeśli złożysz wypowiedzenie w formie pisemnej 13 marca, a obowiązuje cię miesięczny okres wypowiedzenia, to rozpocznie się on 1 kwietnia, a umowa zakończy się 30 kwietnia.

Gdy okres wypowiedzenia jest liczony w tygodniach, jego bieg rozpoczyna się w pierwszą niedzielę po doręczeniu wypowiedzenia, niezależnie od dnia tygodnia, w którym pracodawca otrzymał pismo. Z kolei przy okresach liczonych w dniach (np. 3 dni robocze przy krótkim okresie próbnym) liczenie zaczyna się od dnia następującego po dniu doręczenia wypowiedzenia.

Te zasady bywają mylące, dlatego przed wpisaniem w piśmie planowanej daty zakończenia umowy warto sprawdzić, jak liczony jest dany okres wypowiedzenia – w dniach, tygodniach czy miesiącach.

Jakie są szczególne przypadki wypowiedzenia umowy?

Istnieją sytuacje, w których umowę o pracę można rozwiązać bez zachowania okresu wypowiedzenia. Dotyczy to przypadków ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków przez pracodawcę lub gdy lekarz stwierdzi, że wykonywana praca zagraża zdrowiu pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w wyznaczonym terminie na inne stanowisko odpowiednie do stanu zdrowia i kwalifikacji. W takich okolicznościach pracownik może zakończyć stosunek pracy natychmiast, wskazując w piśmie konkretną przyczynę.

Podobne uprawnienie ma pracodawca – może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeśli pracownik dopuści się ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, popełni określone przestępstwo uniemożliwiające dalsze zatrudnienie lub utraci z własnej winy niezbędne uprawnienia do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Wypowiedzenie umowy o pracę a konsultacje związkowe

W zakładach, w których działają związki zawodowe, pracodawca ma obowiązek skonsultowania zamiaru wypowiedzenia umowy z organizacją związkową, jeśli pracownik jest członkiem związku i organizacja reprezentuje jego interesy. Pracodawca powinien pisemnie zwrócić się do związku z pytaniem, czy pracownik, którego dotyczy planowane wypowiedzenie, podlega jego ochronie.

Organizacja związkowa może zgłosić zastrzeżenia co do przyczyny wypowiedzenia w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia. Choć stanowisko związku nie wiąże pracodawcy, musi on je rozważyć przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakończeniu stosunku pracy.

Jakie uprawnienia przysługują pracownikowi w okresie wypowiedzenia?

Pracownikowi, któremu wypowiedziano umowę o pracę, przysługuje prawo do płatnych dni wolnych na poszukiwanie nowej pracy, o ile wypowiedzenia dokonał pracodawca, a okres wypowiedzenia wynosi co najmniej 2 tygodnie. Wymiar tego zwolnienia wynosi:

• 2 dni robocze – gdy okres wypowiedzenia to 2 tygodnie lub 1 miesiąc,
• 3 dni robocze – przy 3‑miesięcznym okresie wypowiedzenia.

Terminy wykorzystania dni wolnych należy ustalić z pracodawcą. Za czas tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Pracodawca nie wypłaca jednak ekwiwalentu za niewykorzystane dni wolne, jeśli pracownik z nich nie skorzysta.

Na mocy art. 36² Kodeksu pracy pracodawca może także zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia – w całości lub w części. W takim czasie pracownik nie wykonuje swoich zadań, ale nadal zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia. Rozwiązanie to często stosuje się np. przy odejściu do konkurencji lub gdy dalsza współpraca w okresie wypowiedzenia byłaby utrudniona.

Wypowiedzenie umowy o pracę po angielsku

Coraz więcej osób zatrudnionych jest w międzynarodowych firmach, w których obowiązującym językiem jest angielski. W takiej sytuacji warto znać podstawowe zwroty i prosty wzór „resignation letter”, który możesz dostosować do swojej sytuacji.

Najczęściej używane zwroty w wypowiedzeniu po angielsku to m.in.:

• I am writing to inform you that I am resigning from my position…
• Please consider this letter as formal notice of my resignation.
• I hereby give notice of my resignation.
• My last working day will be…
• I would like to thank you for the opportunity to work at…
• I appreciate the opportunities I have been given here.
• I am committed to ensuring a smooth handover.

Prosty, uniwersalny szablon wypowiedzenia umowy o pracę po angielsku może wyglądać tak:

[Your Full Name]
[Your Address]
[City, Postal Code]
[Email Address] | [Phone Number]

[Date]

[Employer’s Name]
[Company Name]
[Company Address]
[City, Postal Code]

Subject: Resignation Letter

Dear [Employer’s Name],

I am writing to inform you that I am resigning from my position as [Your Job Title] at [Company Name].
Please consider this letter as formal notice of my resignation, effective from [Date], in line with my notice period of [e.g. one month]. My last working day will be [Date].

I would like to thank you for the opportunities for growth and development that I have been given during my time at [Company Name]. I have learned a great deal and appreciate the support and guidance I have received.

I am committed to ensuring a smooth handover and will do my best to assist in transferring my responsibilities during the notice period. Please let me know how I can help with the transition.

Thank you once again for the opportunity to be part of [Company Name]. I wish you and the company all the best in the future.

Yours sincerely,
[Your Signature – if printed]
[Your Printed Name]

Przed wysłaniem takiego listu warto upewnić się, jaki okres wypowiedzenia w języku angielskim wynika z twojej umowy (np. „one month notice period”, „three months’ notice”) i wpisać prawidłowe daty. Dzięki temu pracodawca od razu będzie wiedział, od kiedy liczysz okres wypowiedzenia i kiedy zamierzasz zakończyć pracę.