Urlop szkoleniowy to istotna kwestia dla pracowników dążących do podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych. Wymaga on jednak odpowiedniego wniosku i zgody pracodawcy. Czym dokładnie jest urlop szkoleniowy, jak go złożyć i jakie są związane z nim formalności?
Co to jest urlop szkoleniowy?
Urlop szkoleniowy jest płatną przerwą w pracy, która ma na celu umożliwienie pracownikowi podjęcia działań związanych z edukacją, takich jak przygotowanie do egzaminów czy pisanie pracy dyplomowej. Jest on uregulowany w Kodeksie pracy i przysługuje pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe za zgodą lub na inicjatywę pracodawcy.
Urlop ten przyznawany jest w wymiarze zależnym od rodzaju egzaminu, do którego pracownik się przygotowuje. Można wyróżnić:
- 6 dni na egzamin maturalny, zawodowy lub eksternistyczny,
- 21 dni na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przystąpienie do egzaminu dyplomowego na studiach wyższych.
Jak napisać wniosek o urlop szkoleniowy?
Wniosek o urlop szkoleniowy musi spełniać określone wymagania formalne. Przede wszystkim powinien zawierać dane takie jak: imię i nazwisko pracownika, stanowisko, dział, data sporządzenia, okres wnioskowanego urlopu oraz jego podstawa prawna zgodnie z Kodeksem pracy. Ważne jest również dołączenie zaświadczenia z placówki edukacyjnej potwierdzającego termin egzaminu lub innego zobowiązania edukacyjnego.
Złożenie wniosku powinno nastąpić z odpowiednim wyprzedzeniem, choć Kodeks pracy nie precyzuje minimalnego terminu, przyjęło się, że rozsądny okres to co najmniej 14 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu.
Jak złożyć wniosek o urlop szkoleniowy?
Wniosek o urlop szkoleniowy można złożyć osobiście w dziale kadr lub u przełożonego. W przypadku firm korzystających z elektronicznych systemów zarządzania urlopami, jak tomHRM, możliwe jest również złożenie wniosku online. Systemy te często ułatwiają proces składania wniosków, wymuszając dodanie wszelkich niezbędnych dokumentów oraz automatycznie obliczając wymiar wykorzystanego już urlopu.
Decyzja o przyznaniu urlopu zależy od pracodawcy, który musi przeanalizować dostarczone dokumenty. Może odmówić udzielenia urlopu, jeśli pracownik nie dostarczył wymaganych zaświadczeń, wniosek został złożony zbyt późno lub urlop koliduje z istotnymi potrzebami zakładu pracy.
Kto ma prawo do urlopu szkoleniowego?
Prawo do urlopu szkoleniowego przysługuje pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, którzy podnoszą swoje kwalifikacje zawodowe za zgodą lub na inicjatywę pracodawcy. Nie obejmuje ono zleceniobiorców, osób prowadzących działalność gospodarczą ani współpracowników na podstawie umów cywilnoprawnych. Ważne jest, aby nauka była związana z wykonywaną pracą lub przyszłymi obowiązkami.
Pracownik musi również dostarczyć dokument potwierdzający uczestnictwo w nauce lub termin egzaminu, aby móc skorzystać z urlopu szkoleniowego.
Wynagrodzenie podczas urlopu szkoleniowego
Pracownik korzystający z urlopu szkoleniowego zachowuje prawo do wynagrodzenia, które jest obliczane na podstawie przeciętnej pensji z ostatnich trzech miesięcy. Jedyna różnica dotyczy sytuacji, gdy przy ustalaniu przeciętnej wypłaty bierze się pod uwagę składniki ruchome. Wówczas należy przyjąć ich wartość z miesiąca, w którym udzielone zostało wolne.
Poza standardowym wynagrodzeniem, w umowie szkoleniowej można zawrzeć gwarancję dodatkowych świadczeń, które pokryją koszt czesnego, przejazdów, zakwaterowania czy materiałów naukowych.
Jakie są obowiązki pracodawcy i pracownika?
W interesie obu stron leży ścisłe określenie warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Umowa szkoleniowa, choć nieobowiązkowa, powinna zawierać elementy takie jak: data i miejscowość sporządzenia umowy, dane pracodawcy oraz pracownika, zgoda pracodawcy na podjęcie nauki, szczegóły dotyczące czasu i miejsca nauki oraz określenie dodatkowych obowiązków obu stron.
Do dodatkowych obowiązków pracodawcy należeć może na przykład opłacenie czesnego, pokrycie kosztów dojazdu czy kupna materiałów do nauki.
Pracownik z kolei może zobowiązać się do pracy w firmie przez określony czas po zakończeniu nauki.
Co zrobić, gdy pracodawca odmówi urlopu szkoleniowego?
Pracodawca nie może arbitralnie odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego, jeśli pracownik spełnia ustawowe wymagania. Odmowa może nastąpić, jeśli wniosek został złożony po terminie ustalonym w regulaminie pracy lub polityce wewnętrznej firmy, bądź jeśli brak jest odpowiednich zaświadczeń potwierdzających uczestnictwo w nauce.
W przypadku odmowy z przyczyn subiektywnych, pracownik może dochodzić swoich praw przed sądem pracy. Warto wtedy skonsultować się z działem kadr lub związkami zawodowymi w celu ustalenia dalszych kroków.
Co warto zapamietać?:
- Urlop szkoleniowy to płatna przerwa w pracy, umożliwiająca podnoszenie kwalifikacji zawodowych, regulowana przez Kodeks pracy.
- Wymiar urlopu: 6 dni na egzaminy maturalne/zawodowe, 21 dni na pracę dyplomową i egzamin dyplomowy.
- Wniosek o urlop musi zawierać dane osobowe, okres urlopu oraz zaświadczenie z placówki edukacyjnej; zaleca się złożenie go co najmniej 14 dni przed planowanym urlopem.
- Prawo do urlopu przysługuje pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę; nie dotyczy zleceniobiorców ani osób prowadzących działalność gospodarczą.
- Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia obliczanego na podstawie przeciętnej pensji z ostatnich trzech miesięcy podczas urlopu szkoleniowego.
